Przydatne informacje

Koszty upominków dla klientów

Kiedy koszty prezentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

 Przedsiębiorców najczęściej interesuje to, czy wydatki poniesione na prezenty dla kontrahentów mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wiele bowiem zależy od tego, jaki jest rodzaj i wartość wręczanych upominków oraz jaki jest tego cel. Uproszczając interpretację przepisów, wydatek na prezenty dla klientów można wliczyć w koszt prowadzenia firmy, jeśli spełnione zostaną dwa podstawowe warunki:

  •  Po pierwsze, wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu tzw. kosztów niepodatkowych (m.in. wydatki reprezentacyjne, wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup słodyczy, żywności i napojów alkoholowych) -  art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF.
  • Po drugie, upominki muszą spełniać kryteria kategorii reklamowej (przedmioty z logo firmy rozdawane masowo).

 Fiskus, zupełnie bezsprzecznie zgadza się na odliczenie VAT od wydatków poniesionych na prezenty dla klientów w sytuacji, gdy są to drobne upominki z logo firmy (np. kalendarze, długopisy, przenośne pamięci USB), a ich rozdawanie ma charakter masowy. Tylko spełnienie jednocześnie obu tych warunków pozwala uznać wręczanie upominków za czynność o charakterze reklamowym firmy. Obdarowywanie jedynie wybranych grup kontrahentów, może rodzić wątpliwości, których interpretacja bliższa jest uznaniu takiego prezentu za wydatek reprezentacyjny (wykluczający możliwość odliczenia podatku VAT). Więcej informacji o rozróżnieniu wydatku na reklamę a wydatku reprezentacyjnego opisaliśmy poniżej.

 Wydatki reklamowe a reprezentacyjne

 Zwykle, wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie zawsze jednak, podatnik może je włączyć do kosztów działalności. Decyduje o tym interpretacja rodzaju takiego wydatku. Wręczanie prezentów kontrahentom można uznać za działanie reklamowe bądź reprezentacyjne. Rozróżnienie tych dwóch wydatków jest o tyle istotne, że w przypadku kosztów reprezentacji nie można ich zaliczyć jako koszt podatkowy.

 Niestety, ustawodawca nie określa precyzyjnie definicji tych pojęć, dlatego wielu przedsiębiorców zmaga się z udowadnianiem fiskusowi prawa do odliczenia VAT za prezenty dla klientów. Wiele jednak wskazuje na to, że urząd traktuje reprezentację i reklamę następująco:

 

  • Pod pojęciem reprezentacji rozumie się okazałość, wystawność, czyli działania mające na celu wywołanie dobrego wrażenia czy utrwalenie właściwego wizerunku firmy, a zatem budujące jej prestiż. Kluczowe w postrzeganiu wręczania prezentów jako działań reprezentacyjnych jest przekazywanie ich wyselekcjonowanej grupie podmiotów. Jeśli zatem, upominki trafiają tylko do wybranych kontrahentów, poniesione na nie wydatki nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.
  • Pod pojęciem reklamy, rozumie się rozpowszechnianie informacji o danym towarze lub firmie (znakach identyfikacyjnych) w celu zwrócenia na nie uwagi (zachęcenia do zakupu). Upominki (gadżety) wręczane klientom są powszechnie dostępne i rozdawane masowo.

 

W największym uproszczeniu, zakup podarunków o stosunkowo niskiej wartości, opatrzonych znakiem firmowym (logo firmy) można uznać za koszty reklamy, zaś wydatki na prezenty wartościowe i wręczane wybranym partnerom handlowym, będą kosztami reprezentacji (wykluczającymi możliwość włączenia w koszt prowadzenia działalności).

 Ocena tego, czy dany wydatek uznać za wydatek reklamowy czy reprezentacyjny musi obejmować całokształt działalności prowadzonej przez podatnika – analiza tego kto, w jakich okolicznościach i jakim celu otrzymuje prezent oraz jakiej jest on wartości.

 Czy kosz prezentowy jest wydatkiem reprezentacyjnym czy reklamowym?

 Zazwyczaj, kosze prezentowe są zbiorem markowych słodyczy i alkoholu, co powoduje, że jest to elegancki i wartościowy upominek. Dodatkowo, najczęściej jest on wręczany tylko wybranym partnerom handlowym. Cechy te, z marszu przekreślają możliwość uznania koszy prezentowych za działania reklamowe, co nie pozwala przedsiębiorcom zaliczać poniesionych na ich zakup wydatków do kosztów działalności.

Kosz prezentowy można jednak uznać za wydatek reklamowy, jeśli jego zawartość będą stanowiły produkty własne firmy. Wówczas, przedsiębiorca ma prawo zaliczyć taki wydatek w koszt uzyskania przychodu.

 Uwaga na alkohol!

 

 Żadne prezenty w postaci alkoholu nie mogą być odliczane od podatku! Przepisy o podatkach dochodowych stanowią, że kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki na usługi gastronomiczne i alkohole. Wręczanie upominków alkoholowych nie jest uznawane przez ustawodawcę za działania marketingowe lub promocyjne, lecz jako działania reprezentacyjne.

 Prezent tak, ale z logo

 Zwykle, urząd podatkowy nie kwestionuje zaliczania wydatków na zakup prezentu do kosztów uzyskania przychodu, jeśli na upominkach tych widnieje wyraźne logo firmy. Kluczowe jest tu słowo „wyraźne”. Umieszczenie znaku firmowego w mało widocznym miejscu na dość drogim prezencie, uniemożliwi jednocześnie wliczenie tego wydatku do kosztów działalności – taki prezent będzie stanowił działanie reprezentacyjne.

 Co z podatkiem osoby obdarowanej (przychód obdarowanego)?

 Świąteczne akcje marketingowe w postaci wręczania prezentów, rodzą także obowiązki podatkowe po stronie osób obdarowywanych. Rzadko zdarza się, że firma wręcza prezent całemu przedsiębiorstwu partnerskiemu, a tylko w takim przypadku jednostka wręczająca prezent nie ma żadnych dodatkowych obowiązków podatkowych. Obdarowany w ten sposób kontrahent dolicza wartość rynkową prezentu do przychodów działalności gospodarczej. Jeśli jednak, prezent otrzymuje wybrana osoba fizyczna (np. prezes firmy partnerskiej, pracownik kontrahenta) może pojawić się konieczność udokumentowania sytuacji na formularzu PIT-8C. Może, ale nie musi, jeśli świadczenie upominkowe jest przekazywane w związku z promocją, reklamą firmy i jego wartość nie przekracza 200zł.

Dane kontaktowe

Janusz Rękawek

Plac Wolności 7A
19-400 Olecko

tel. 87 520 04 41
tel. kom. 502 540 967
fax. 87 520 45 87

Godziny otwarcia: pon. - pt. 7.30-15.30

Newsletter

Zapisz się do newslettera, będziemy Cię informować o najbliższych wydarzeniach